مدیریت فرآیندهای فروش در سامانه کسب و کار
مدیریت فرآیندهای فروش در سامانه کسب و کار
در یک سامانه کسب و کار، فرآیندهای فروش نقشی کلیدی در سازمان‌دهی و کنترل چرخه‌ی فروش ایفا می‌کنند. این ماژول به مدیران کسب و کار اجازه می‌دهد که مراحل مختلف فروش، از ثبت سفارش تا تحویل نهایی را سفارشی‌سازی کنند. با استفاده از این قابلیت، هر کسب‌وکار می‌تواند فرآیندهای فروش را متناسب با مدل کاری خود تعریف کند و روند مدیریت سفارشات، پرداخت‌ها، ارسال و تعاملات با مشتریان را بهینه و خودکارسازی کند.
ماژول فرآیندهای فروش ارتباط مستقیمی با مدیریت سفارشات، وضعیت سبد خرید، روش‌های ارسال و ماژول مالی دارد. اطلاعاتی که در این بخش ثبت می‌شوند، در قسمت‌های دیگر سامانه کسب و کار نیز اعمال شده و تأثیر مستقیمی بر روند تأیید، پردازش و ارسال سفارشات دارند.
صفحه اصلی فرآیندهای فروش
در صفحه اصلی ماژول فرآیندهای فروش، کاربران لیستی از تمامی فرآیندهای فروش ثبت‌شده را مشاهده می‌کنند. این صفحه امکان مدیریت، ویرایش و حذف فرآیندهای فروش را فراهم می‌آورد.
ویژگی‌های صفحه اصلی:
- شماره (#): نمایش شماره ترتیب هر فرآیند در سیستم.
- نام فرآیند فروش: مشخص‌کننده عنوان فرآیند (مثلاً "فروش آنلاین"، "فروش عمده").
- شناسه یکتا: یک کد منحصربهفرد که هر فرآیند فروش را از سایر فرآیندها متمایز می‌کند.
- تاریخ ثبت: تاریخ ایجاد فرآیند فروش.
- عملیات: شامل گزینه‌های مدیریت، ویرایش یا حذف هر فرآیند فروش.
عملکرد کلیدهای اصلی در صفحه:
- دکمه "جدید": امکان افزودن یک فرآیند فروش جدید به سیستم.
- دکمه "فیلتر": قابلیت جستجو و دسته‌بندی فرآیندهای فروش ثبت‌شده.
این صفحه به کاربران اجازه می‌دهد که فرآیندهای فروش مختلف را تعریف کرده و در صورت نیاز، آن‌ها را ویرایش یا حذف کنند. هر فرآیند فروش می‌تواند شامل قوانین خاص، مراحل متوالی و شرایط مرتبط با ارسال و پرداخت باشد که در ادامه‌ی مقاله به توضیح آن پرداخته می‌شود.
افزودن فرآیند فروش جدید در سامانه کسب و کار
پس از کلیک بر روی دکمه "جدید" در صفحه اصلی فرآیندهای فروش، کاربران وارد صفحه‌ای می‌شوند که امکان ثبت یک فرآیند فروش جدید را فراهم می‌کند. این بخش به مدیران اجازه می‌دهد که مراحل مختلف فرآیند فروش را بر اساس نیازهای کسب‌وکار خود سفارشی‌سازی کرده و یک نام مشخص برای آن انتخاب کنند.
فیلدهای موجود در فرم ثبت فرآیند فروش جدید:
- نام فرآیند (الزامی):
- کاربران باید نامی مشخص برای فرآیند فروش جدید وارد کنند.
- مثال: "فروش حضوری"، "فروش آنلاین با ارسال فوری"، "فروش اقساطی".
- عملکرد دکمه‌ها در این صفحه:
- دکمه "ثبت": ذخیره اطلاعات فرآیند فروش جدید و بازگشت به لیست فرآیندها.
- دکمه "ثبت و جدید": ذخیره اطلاعات فرآیند فعلی و امکان ثبت یک فرآیند فروش دیگر بدون خروج از این صفحه.
- دکمه "لیست": بازگشت به صفحه اصلی فرآیندهای فروش بدون ذخیره اطلاعات.
این بخش به کاربران کمک می‌کند که فرآیندهای فروش جدید را در سیستم تعریف کرده و ساختار فروش سازمان خود را بهینه کنند. همچنین، این ماژول به‌طور مستقیم با ماژول تنظیم فرم‌ها در ارتباط است، به این معنا که برای هر فرآیند فروش جدید، کاربران می‌توانند فرم‌های مرتبط را از طریق بخش تنظیم فرم‌ها ایجاد و مدیریت کنند. این ارتباط به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا فرم‌های فروش سفارشی‌سازی‌شده را برای هر فرآیند تعریف کرده و تجربه خرید مشتریان را بهبود ببخشند.
مدیریت یک فرآیند فروش خاص در سامانه کسب و کار
پس از انتخاب یک فرآیند فروش خاص مانند "فروش آنلاین"، کاربران به صفحه‌ای هدایت می‌شوند که امکان مدیریت مراحل و تنظیمات مرتبط با آن فرآیند را فراهم می‌کند. این بخش شامل دو قسمت اصلی است:
- گام‌ها – نمایش مراحل مختلف این فرآیند فروش که باید طی شود.
- جزئیات – اطلاعات کلی در مورد فرآیند انتخاب‌شده، از جمله شناسه یکتا و تاریخ ثبت.
جزئیات فرآیند فروش
در بخش جزئیات، کاربران می‌توانند اطلاعات کلی مرتبط با فرآیند فروش انتخاب‌شده را مشاهده کنند. این اطلاعات شامل موارد زیر است:
- شماره (#): نمایش شناسه عددی فرآیند فروش در سیستم.
- نام: عنوان فرآیند فروش، مانند "فروش آنلاین".
- شناسه یکتا: یک کد منحصربهفرد برای شناسایی فرآیند در سامانه.
- تاریخ ثبت: نشان‌دهنده زمان ایجاد این فرآیند فروش در سیستم.
عملکرد دکمه‌ها:
- ویرایش کردن: امکان تغییر جزئیات فرآیند فروش، از جمله نام و تنظیمات دیگر.
- لیست: بازگشت به صفحه اصلی فرآیندهای فروش برای مدیریت سایر فرآیندها.
این بخش به کاربران کمک می‌کند تا هر فرآیند فروش را به‌صورت دقیق مدیریت کنند و در صورت نیاز تغییرات لازم را در ساختار آن اعمال نمایند.
بخش گام‌ها در فرآیند فروش
بخش گام‌ها در فرآیند فروش یکی از مهم‌ترین قسمت‌های مدیریت مراحل انجام یک فرآیند فروش در سامانه کسب و کار است. این بخش به کاربران امکان می‌دهد تا مراحل مختلف یک فرآیند فروش را تعریف، مشاهده و مدیریت کنند. هر گام مشخص می‌کند که یک فرآیند فروش از چه مراحلی عبور کرده و چگونه هدایت می‌شود.
صفحه گام‌های فرآیند فروش
در صفحه اصلی گام‌های فرآیند فروش، لیست تمام مراحل تعریف‌شده برای یک فرآیند خاص نمایش داده می‌شود. این لیست به کاربران امکان می‌دهد تا گام‌های فعلی فرآیند را مشاهده کنند، گام‌های جدید اضافه کنند یا گام‌های موجود را مدیریت نمایند.
💡
- شماره (#): نمایش ترتیب هر گام در فرآیند.
- نام: نامی که برای گام فروش تعیین شده است (مثلاً "بررسی سفارش"، "تایید پرداخت").
- شناسه یکتا: کد اختصاصی برای هر گام، که در سیستم قابل شناسایی است.
- عملیات: شامل گزینه‌های ویرایش، حذف یا مشاهده جزئیات یک گام خاص.
عملکرد کلیدهای اصلی در این صفحه:
- دکمه "جدید": امکان افزودن یک گام جدید به فرآیند فروش.
- دکمه "فیلتر": قابلیت جستجو و دسته‌بندی گام‌های موجود در فرآیند.
چرا این بخش مهم است؟
این صفحه به کاربران کمک می‌کند تا مدیریت دقیق‌تری روی مراحل فرآیند فروش داشته باشند و در صورت نیاز، تغییرات لازم را روی ترتیب، نام یا تنظیمات هر گام اعمال کنند. همچنین، امکان سفارشی‌سازی فرآیند فروش بر اساس نیازهای سازمان، در این بخش فراهم شده است.
افزودن گام جدید در فرآیند فروش
با کلیک بر روی دکمه "جدید" در صفحه گام‌های فرآیند فروش، کاربران به صفحه‌ای هدایت می‌شوند که امکان ایجاد یک گام جدید در فرآیند فروش را فراهم می‌کند. این بخش به کاربران اجازه می‌دهد که مراحل مختلف فرآیند فروش را طراحی و تنظیم کنند تا سفارشات و پردازش‌ها به‌صورت خودکار و سازمان‌یافته پیش بروند.
فیلدهای موجود در فرم ایجاد گام جدید:
نام گام (الزامی):
- کاربران باید عنوان مشخصی برای گام جدید تعیین کنند.
- مثال: "بررسی سفارش"، "پرداخت آنلاین"، "تایید ارسال کالا".
نیاز به بررسی دارد؟
- در برخی مراحل، ممکن است لازم باشد بررسی دستی انجام شود.
- اگر گزینه "بله" انتخاب شود، این گام نیاز به تأیید مدیر یا کاربر مشخصی خواهد داشت.
گام بعدی در صورت موفقیت:
- این بخش مشخص می‌کند که در صورت انجام موفقیت‌آمیز این گام، فرآیند فروش به کدام مرحله منتقل شود.
- مثال: اگر گام "بررسی سفارش" موفق باشد، مرحله بعدی می‌تواند "پرداخت آنلاین" باشد.
گام بعدی در صورت شکست:
- این قسمت تعیین می‌کند که در صورت ناموفق بودن گام فعلی، فرآیند فروش به کدام مرحله منتقل شود.
- مثال: اگر مرحله "پرداخت آنلاین" ناموفق باشد، ممکن است به گام "ارسال یادآوری پرداخت" منتقل شود.
عملکرد دکمه‌ها در این صفحه:
دکمه "ثبت": ذخیره اطلاعات گام جدید و بازگشت به لیست گام‌های فرآیند.
دکمه "ثبت و جدید": ذخیره اطلاعات گام فعلی و امکان ایجاد گام دیگر بدون خروج از این صفحه.
⬅ دکمه "لیست": بازگشت به صفحه لیست گام‌های فرآیند بدون ثبت تغییرات.
مثال از تعریف گام‌ها در فرآیند فروش آنلاین:
🔹 گام 1: دریافت سفارش مشتری
- بررسی می‌شود که سفارش جدید ثبت شده است.
- گام بعدی در صورت موفقیت: "بررسی پرداخت"
- گام بعدی در صورت شکست: "لغو سفارش"
🔹 گام 2: بررسی پرداخت
- وضعیت پرداخت بررسی می‌شود (موفق یا ناموفق).
- گام بعدی در صورت موفقیت: "آماده‌سازی برای ارسال"
- گام بعدی در صورت شکست: "ارسال یادآوری پرداخت"
🔹 گام 3: آماده‌سازی برای ارسال
- کالاها برای ارسال بسته‌بندی می‌شوند.
- گام بعدی در صورت موفقیت: "ارسال به مشتری"
- گام بعدی در صورت شکست: "بررسی مجدد موجودی انبار"
🔹 گام 4: ارسال به مشتری
- سفارش به مشتری تحویل داده شده است.
- گام بعدی در صورت موفقیت: "تکمیل فرآیند"
- گام بعدی در صورت شکست: "بررسی مشکلات ارسال"
🔹 گام 5: تکمیل فرآیند
- سفارش به پایان رسیده و اطلاعات در سیستم ثبت می‌شود.
در ابتدا تمامی گام‌های موردنیاز را به‌صورت جداگانه تعریف و ثبت می‌کنیم. سپس پس از ثبت هر گام، می‌توان وارد صفحه ویرایش شده و از قسمت کشویی، گام بعدی و گام قبلی را مشخص کرد. با تعریف این گام‌ها، فرآیند فروش به‌صورت خودکار و مرحله‌به‌مرحله پیش می‌رود و خطاهای انسانی کاهش پیدا می‌کنند.
بررسی جزئیات گام در فرآیند فروش
در این صفحه، جزئیات یک گام خاص از فرآیند فروش نمایش داده می‌شود. اطلاعاتی از جمله نام گام، شناسه یکتا، نیاز به بررسی، گام بعدی در صورت موفقیت یا شکست، و تاریخ ثبت در این بخش قرار دارد. علاوه بر این، کاربران می‌توانند از قسمت‌های مرتبط مانند فرم‌ها، فیلدها، برچسب‌ها، و مراحل نظارت برای مدیریت بهتر این گام استفاده کنند.
برای درک بهتر و مدیریت کامل این بخش، در مقاله‌ای جداگانه راهنمای مدیریت گام‌های فرآیند فروش را توضیح خواهیم داد که شامل نحوه تعریف فرم‌ها، اختصاص فیلدها، برچسب‌گذاری، و تنظیم مراحل نظارت است.
فیلترگذاری در ماژول فرآیندهای فروش
در صفحه اصلی ماژول فرآیندهای فروش، کاربران می‌توانند از قابلیت "فیلتر" برای جستجو و دسته‌بندی سریع اطلاعات ثبت‌شده استفاده کنند. این امکان باعث افزایش دقت و سرعت در مدیریت فرآیندهای فروش شده و کاربران را قادر می‌سازد تا بدون نیاز به مرور دستی تمامی موارد، به‌راحتی فرآیند موردنظر خود را پیدا کنند.
ویژگی‌های بخش فیلتر
جستجو بر اساس شناسه یکتا (ID):
- هر فرآیند فروش دارای یک شناسه یکتا است که کاربران می‌توانند آن را برای یافتن دقیق‌تر فرآیندها وارد کنند.
- این قابلیت برای بررسی و مدیریت فرآیندهای خاص و شناسایی سریع آن‌ها مفید است.
دکمه "جستجو":
- پس از وارد کردن مقدار موردنظر، کاربران می‌توانند با کلیک روی دکمه "جستجو"، نتایج فیلتر شده را مشاهده کنند.
دکمه "نوسازی":
- در صورت نیاز به مشاهده تمامی فرآیندهای فروش بدون هیچ‌گونه فیلتر، کاربران می‌توانند از دکمه "نوسازی" استفاده کنند تا تمامی داده‌ها به حالت اولیه بازگردند.
این قابلیت به کاربران کمک می‌کند تا با سرعت بیشتری به فرآیندهای موردنظر خود دسترسی پیدا کرده و مدیریت بهتری روی آن‌ها داشته باشند.
نتیجه‌گیری
مدیریت فرآیندهای فروش در سامانه کسب و کار به مدیران و کاربران این امکان را می‌دهد که مسیر فروش را به‌صورت دقیق طراحی و اتوماسیون کنند. با تعریف گام‌های مختلف و تعیین مسیرهای موفقیت یا شکست، می‌توان فرآیند فروش را به‌صورت مرحله‌به‌مرحله مدیریت کرد و از بروز خطاهای انسانی جلوگیری نمود. همچنین، این قابلیت باعث می‌شود که فرآیندهای فروش در سازمان‌ها به‌صورت منظم، کارآمد و یکپارچه اجرا شوند. از این رو، امکان تعریف و تنظیم چندین فرآیند فروش در سامانه، به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا بهینه‌سازی و خودکارسازی فروش را به بهترین شکل انجام دهند.